Éléments en communication des organisations, troisième partie

11 Mai 2009

Après avoir fait le tour des modes de communication en groupe et des types d’échanges publics, on passera en revue cette fois-ci les différentes formes de communication écrite, dont l’importance est primordiale pour les organisations, et on verra les liens qui se tissent entre celles-ci et tout ce qu’on a vu précédemment.

On passera en revue le rapport, compte-rendu, procès-verbal, questionnaire, brochure, dépliant, dossier, l’avis, et la note.

Le rapport est un document qui est rédigé dans le but est de rapporter une situation, où l’auteur se base sur ce qu’il a vu, entendu, rencontré et vécu comme expérience informative et significative, mais aussi sur la documentation écrite sous toutes ses formes et provenances. Le rapport est de ce fait subjectif et engage la responsabilité de son auteur.

Le compte-rendu est une forme de rapport objectif et moins contraignant au niveau de la rédaction, puisqu’il ne contient pas d’analyse et ne nécessite pas un effort de documentation. Il est généralement utilisé lors des réunions et rapporte les décisions qui y ont été prises.

Le procès-verbal est une forme de compte-rendu qui est exhaustive. Il décrit le déroulement d’un événement en détail, une réunion par exemple.

Le questionnaire est utilisé dans les études et les enquêtes pour recueillir de l’information auprès des participants. Cependant, mener une enquête ne signifie pas forcément l’utilisation d’un questionnaire, ou le commencement par la conception de celui-ci. En général, une grande confusion entre enquête et questionnaire domine puisqu’en fin de compte, une enquête peut mettre en œuvre plusieurs techniques de recueil d’information : entretien, photographie, recherche, etc.

La brochure est un document sous forme de livre en taille réduite, contenant un nombre de pages limité, où il s’agit de présenter un événement ou une organisation pour ainsi mieux la faire connaître. Avec le dépliant, qui se différencie de la brochure par le fait que c’est un document léger formé de deux à quatre pages dépliables contenant des informations de présentation brève, les deux sont de bons moyens de communication externe, plus efficaces qu’une carte de visite. Le dossier se rapproche par contre de la brochure sauf qu’il s’agit d’un document beaucoup plus consistant, et peut contenir un nombre de sous documents.

Par ailleurs, alors que l’avis est une annonce pour un public élargi appartenant au même groupe ou à la même organisation, une note est destinée à un public plus restreint, tel l’équipe d’un département spécifique au sein d’une organisation (cf. les notes de service).